Organização de uma festa infantil- 10 passos

Organização! Cuidado,  sem ela sua festa pode ser um fracasso!

A organização de uma festa, é ponto chave para que tudo saia com perfeição.

Comemorar aniversários é sempre uma delícia, ainda mais quando o aniversariante é uma das pessoas mais importantes da nossa vida! 

As festas infantis são uma forma de reunir amiguinhos, juntar a família, e fazer a alegria do aniversariante, por isso,

vou te ajudar a montar uma festa perfeita!

Em 10 passos simples você aprenderá a usar sua criatividade a seu favor,

além de um checklist para ter tudo o que deseja, dentro do prazo e sem estourar seu orçamento.

Organização

Investimento da festa

O primeiro passo para realizar uma festa com uma boa organização, será saber qual será seu orçamento.

Por isso, coloque no papel quanto você estará disposto a gastar no total da festa.

Planeje como o dinheiro será investido, assim como o valor que você irá investir.

Pense no que você gostaria de ter na festa, e se possível, converse com o aniversariante sobre o que ele gostaria que tivesse no seu aniversário.

Planejar quanto irá investir, lhe trará segurança para fazer as compras com calma, escolher os fornecedores, além de enfrentar surpresas desagradáveis.

Leve em conta os principais custos e também os pequenos, por exemplo:

• Decoração,
• Comidas,
• Bebidas,
• Aluguel de um espaço,
• Bolo,
• Enfeites de mesa,
• Brindes,
• Locação de brinquedos,
• Som e outros serviços.

Todos os pequenos detalhes devem ser contabilizados. Não esqueça!

Dica: Sempre deixe reservado um pequeno valor a mais, caso seja necessário, ou aconteça algum imprevisto.

Para começar

Antes de tudo, comece o planejamento e a  organização da festa com pelo menos 6 meses de antecedência.

• Veja se pretende fazer no dia do aniversário do seu pequeno ou não, caso a data não caia no final de semana.
• Evite marcar a data próximo ou no dia de um feriado, pois pode correr o risco de muitos convidados viajarem.
• Veja se alguns amiguinhos próximos não fazer aniversário no mesmo dia ou muito próximo para não correr o risco das festa serem marcadas na mesma data.

Horário

• Defina o horário pensando no conforto do aniversariante.
• Festas as sextas feiras o ideal é começar após as 18 hs.
• Aos domingos o ideal é que terminem no máximo as 21 hs.
• É necessário marcar a hora para terminar a festa. Ex: Das 17 às 21 hs.

Horário da festa

Local

Escolha a melhor opção para você:

1. Em casa,
2. Ao ar livre,
3. Salão de festas,
4. Espaço gourmet,
5. Buffet infantil especializado(onde você chega como convidado).
6. Parque e etc…

Veja as possibilidades dos locais e em seguida faça contato para descobrir os valores e datas disponíveis.

Sendo assim, leve em conta a quantidade de convidados, para considerar o tamanho do local e verifique se será necessário alugar mesas e cadeiras.

Não esqueça de verificar a estação do ano, para evitar locais em horários com sol forte,

sem cobertura e ventilação adequada, ou que possa bater friagem ou entrar chuva.

Espaço de festa

Lista de convidados

Quem devo convidar?

Primeiramente, coloque na lista todas as pessoas obvias que você gostaria de convidar:

Avós, tios etc.. e priorize as pessoas que acompanham o crescimento do seu pequeno.

O convite pode ser feito de diversas formas, sendo assim,  para que não haja engano sobre as informações, o ideal é que seja por escrito.

O convite deve ser entregue de 20 dias a um mês de antecedência.

No entanto, se a festa ocorrer próximo a feriados e datas comemorativas, o ideal é avisar ainda antes, para que todos tenham tempo de se programar.

Lista de convidados

Família

Comece sempre a partir do maior grau de parentesco, sendo assim, certifique-se sempre se todos os familiares são próximos e convivem com o aniversariante.

Amiguinhos da escola

Dependendo do seu orçamento, você terá que chamar alguns coleguinhas e outros não.

É legal convidar a tia do colégio e lembre-se que possivelmente ela irá levar um acompanhante, por isso, reserve uma vaga.

Amiguinhos mais próximos

Convide os amiguinhos mais próximos do seu pequeno.

Lembre-se que uma criança pequena não vai desacompanhada, então o melhor a fazer

é calcular pelo menos mais uma pessoa para cada convidado com menos de 8 anos.

Por isso, ao convidar, pergunte quem irá acompanhar a criança, muitos pais levam as babás.

Defina o número máximo de convidados

Defina o número máximo de convidados de acordo com o seu orçamento e o espaço escolhido.

O número de convidados influencia em diversos aspecto, quanto mais convidados, mais gastos haverá.

O local da festa também é importantíssimo para definir o número de convidados.

Atente-se para a capacidade de lotação do local escolhido, ainda mais em uma festa infantil onde as crianças correm e brincam o tempo todo.

Separe a lista em adultos e crianças por grupos de pessoas

A organização de uma lista de adultos e crianças (saiba o número exato separadamente) é essencial e importante.

Saber a quantidade certa ajudará na montagem do cardápio, quantidade de lembrancinhas, bolo, bebidas e etc.

Também é interessante dividir a sua lista por grau de importância por exemplo:

• Família,
• Amigos do casal,
• Colegas de trabalho,
• Amigos da rua ou do condomínio,
• Amiguinhos da escola, do curso etc…

Afine sua lista de convidados

Então, feche a sua lista final de pessoas.

Feita a prévia, avalie seu orçamento e veja se será necessário diminui-la.

É mais interessante ter uma festa menor do que lotada de pessoas.

O ideal é que os cortes comecem pelos grupos de pessoas “que podem deixar para uma próxima vez”, e em último caso, os membras da família.

É importante considerar que cerca de 10% dos convidados acabam não comparecendo no dia da festa.

Porém,  a quantidade de pessoas devem ser sempre o mais próximo do planejado, para que não haja desperdícios e para que os serviços não sejam prejudicados,

para que isso seja viável, confirme a presença de todos.

*Você pode elaborar a lista e depois buscar os fornecedores que se encaixam no seu orçamento.

Muita atenção com a quantidade de serviços contratados.

Não adianta chamar muitos convidados e oferecer serviços de baixa qualidade.

Uma boa organização na hora da montagem da lista é indispensável.

Visita ao local

Após definir o local da festa, um ponto bastante importante que as pessoas deixam de lado, é a visita ao local que costuma ser produtiva se for feita junto com os principais fornecedores.

É sempre importante realizar uma visita ao local para avaliar se o espaço comporta realmente suas necessidades

e o que você planejou para acontecer durante a festa, sendo assim, peça para ver TODOS OS ESPAÇOS.

*Leve suas necessidades por escrito! Nem sempre dar para confiar na memória, faça um checklist das suas necessidades principais como:

• Capacidade de convidados
• Formato de eventos
• Disposição das cadeiras
• Área da mesa do bolo
• Projeção de vídeo
• Aparelhos de áudio
• Local para apresentação do personagem vivo, mágico etc

E todos os detalhes que dependem do local da festa.

Buffet Infantil

Devem ser analisados nessa organização

Enxergue o local com olhos críticos e perceba toda estrutura física  e atendimento.

Analise onde se localizam o banheiro, como está a pintura e limpeza do local, o funcionamento do ar condicionado(se for lugar fechado).

estrutura do som, iluminação, brinquedos(manutenção e monitores individuais) e se a estrutura comportará as atividades planejadas para o dia.

Veja se o local comporta a quantidade de pessoas. (Convidados e Staff).

Se não, já pule para a próxima opção de espaço que poderá ser escolhido.

Procure saber se o local tem espaço para as atrações que ocorrerão durante todo o evento:

Caso você contrate animadores, personagens vivo, teatrinhos, mágicos etc.. Veja a circulação do ambiente escolhido,  se é viável.

Festa ao ar livre

Não dá para prever a previsão do tempo com muita antecedência, então, é sempre bom verificar se o local tem um espaço fechado para caso chova muito

ou verificar se o local permite que a área aberta seja coberta, com uma tenda por exemplo.

Fornecedores contratados por você

Alguns locais tem uma lista restrita de fornecedores. Se vc desejar contratar um fornecedor que não esteja nessa lista,

no dia da visita ao local, verifique essa possibilidade, sendo assim, peça autorização e confirme se há cobrança de algum valor adicional ou não, para que possa ser contratado.

Montagem e desmontagem da festa

Combine um passo a passo com seus fornecedores de acordo com as regras do local para que saia tudo na hora certa e não atrase a montagem e desmontagem da festa.

É preciso muita organização para esse momento da montagem e desmontagem da festa, dessa forma, adiante-se.

Estacionamento 

Tanto os fornecedores quanto os convidados, vão querer saber se poderão estacionar no local ou não.

Se haverá custo, dessa forma procure saber mais no local.

Decoração

Antes de tudo, seja na decoração da entrada da festa, do ambiente, da mesa dos convidados, ou da mesa do bolo, o cuidado e preocupação com os detalhes são fundamentais.

É isto que faz uma festa se tornar especial e inesquecível!

Os preparativos para festa infantis e teen pedem muita cor, e criatividade! então, providencie.

Tudo depende de uma boa organização com antecedência.

• Painéis,
• Mesas ornamentadas,
• Luzes,
• Móveis,
• Totens, miniaturas de personagens

e diversos outros itens.

Decoração

Tema da festa

Considere a faixa etária do aniversariante.

Mesmo que a criança ainda seja pequena, e não consiga decidir sozinha, o tema tem que ser especial e acompanhar a sua idade.

É legal quando a criança já escolhe, conhecendo o personagem ou mesmo se familiariza com as formas e cores, assim, ela se diverte muito mais.

Considere o gosto do seu pequeno.

A partir dos 3 aninhos, normalmente os aniversariantes começam a escolher o tema da festa, por isso, preste atenção no gosto dele.

Eles já mostram suas preferências, personagens que mais gostam, desenhos animados, programas de tv e é importante levar em consideração o que eles gostam mais.

O seu pequeno já tem  sua personalidade e escolherá a temática de acordo com a sua vivência, então, agrade-o.

Seja criativo e original 

Se o tema for muito diferente, exija a personalização!

Hoje em dia não há muitas regras no mundo das comemorações e com bom gosto e criatividade, 

é possível fazer uma festa linda com um tema diferente.

Mas muito cuidado para não exagerar  e acabar escolhendo um tema que não combine com o gosto e realidade da criança.

Procure as tendências e lançamentos dos temas

Existe sempre uma tendência de temas e desenhos, filmes, super heróis, princesas que estão em alta.

Você talvez pague um pouco mais pela festa, porém, encontrará os elementos decorativos com mais facilidade.

A organização de uma festa com um tema atual e moderno, é sucesso garantido, por isso, capriche!

Hora da decoração do ambiente

A decoração do ambiente varia de acordo com o tema e decoração escolhidos pelo aniversariante.

Para a decoração do salão: 

• Painel
• Balões tradicionais ou de gás hélio
• Displays, totens
• Mesa do bolo
• Vasos de flores 
• Esculturas em balões
• Móveis, mesinhas decorativas
• Caixa com produtos personalizados
• Lembrancinhas

Entre outras opções

Mesa do bolo

A mesa do bolo é o ponto chave da decoração de uma festa.

Existem várias opções para decoração da mesa do bolo que ajudam a fazer a festa bem decorada e bonita.

• Feltro
• Papel crepom
• Cartolina
• EVA

Entre outros…

Servem para decoração da parede, mesa, lembrancinhas.

Podemos compor a mesa com muitas opções:

• Bandejas decoradas
• Pratos de diferentes alturas para colocar os doces
• Maçãs do amor
• Vasos com flores ou bolos no palito
• Palitos de marshmalow
• Biscoitos decorados
• Cupcakes
• Doces personalizados

Bolo: Pode ser fake ou comestível.

Bolo Fake

Doces: Vale os tradicionais mas os doces finos e doces personalizados dão um toque refinado a decoração.

Doces finos

Painel: É importante um painel de fundo pois as fotos serão tiradas nesse local, depois disso, pense nos balões.

Os balões desconstruídos também estão em alta.

Vale investir em esculturas de balões.

Balões Desconstruídos

Mesa dos convidados

Normalmente nas festas infantis as mesas são cobertas com algum tipo de tecido ou toalha que combine com o tema da festa.

No centro da mesa é colocado um enfeite:

• Balões de gás hélio
• Uma árvore de balas de goma ou marsmallow ou bombons
• Um vasinho ou potinho de guloseimas
• Arranjos de flores
• Objetos em MDF
• Lembranças de luxo

Lembrancinhas

Lembranças Personalizadas

 Não são obrigatórios, mas os   convidados sempre esperam.

 Geralmente distribuídas em   sacolinhas de pano ou papel.

 Elas ajudam na decoração da mesa   principal.

Lembranças personalizadas são as mais comuns.

O Buffet

É claro que os comes e bebes da festa serão escolhidos de acordo com o gosto dos donos da festa.

Sendo assim, prepare-se para esse tipo de organização.

Tem os que preferem as comidinhas tradicionais outros um buffet mais light ou até mesmo com comida vegana. 

Desde que agrade os pequenos.

Os mais comuns em festas infantis e poderão agradar as crianças são:

• Cachorro quente
• Mini pizza
• Mini hamburguer
• Gelatina
• Pipoca
• Salgados assados
• Neggets
• Batata frita

Entre outros….

 Os lanches podem ser extensivo aos adultos, porém no cardápio podem ser acrescentados por exemplo: 

• Sanduíches
• Canapés
• Salgadinhos fritos e assados
• Frios diversos
• Finger foods
• Almoço ou jantarzinho

E para as bebidas : Refrigerante, suco, água mineral com e sem gás e as bebidas alcoólicas  serão servidas de acordo com a permissão dos anfitriões.

Baseie-se em: 20 salgados por pessoa, 5 doces e 500 ml de suco e refrigerante por pessoa.

Som e iluminação

O que usar nas festas? Um DJ profissional ou um som caseiro?

Um bom profissional de som nas festas, é importante, pois será menos uma preocupação em sua cabeça, por isso, contrate um.

Qual música colocar, se alguma criança vai mexer no som ou até mesmo prejudicar o andamento da festa.

O profissional já está preparado e acostumado com essa organização, para saber exatamente que tipo de música colocar nas festas infantis.

Até porque com antecedência, vocês estarão combinado e escolhendo a melhor música a ser tocada.

Aquelas que agradam o aniversariante de preferência e que tenham a ver com o tema da festa.

Se por um acaso a festa for em um lugar pequeno como em apartamentos,

vale ressaltar o uso de um aparelho caseiro mesmo, sendo assim, 

tomando bastante cuidado, de onde esse aparelho estará instalado na hora da festa.

A animação

Animação

Esse item deve ser considerado com muito cuidado, pois tanto as crianças quanto os adultos já esperam o momento da diversão nas festas.

• Alugue brinquedos,
• contrate animadores,
• personagens vivos,
• mágicos,
• palhaços,
• é claro aquilo que o aniversariante gostar mais

e o que for mais viável para você também.

A vantagem de se fazer em um Buffet Infantil especializado, é que já tem tudo isso organizado para os papais, sem a necessidade de se preocupar em contratar nada.

Os camarins fashions, oficinas variadas, pinturas artísticas também podem ser levadas em consideração.

Foto e filmagem

O que fica depois das comemorações?

Você fez toda organização da festa, se programou, fez com que tudo saísse de forma perfeita e conseguiu agradar a todos.

É ai que entram os profissionais de fotos e filmagens.

Não adianta nada ficar tudo lindo e não ter nada registrado, sendo assim, providencie bons profissionais para esse momento mágico.

Esses momentos ficarão eternizados para sempre na vida dos seus pequenos.

Porém, cuidado e atenção na hora da escolha. 

Peça indicações, por isso,  pergunte a amigos e parentes e com certeza recorra a internet para que você saiba mais sobre quem você irá contratar.

Conclusão:

Em conclusão, depois de tudo visto e checado, prepare-se para viver esses momentos especiais na vida dos seus pequenos.

Sendo assim, curta bastante, brinque muito pois você também tem o direito de brincar!

Aproveite cada momento, separe aquela roupa bonita e divirta-se.

Espero que tenham gostado do post.

Até o próximo

Bjs.

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